転職に限らず、まずほぼ無条件に相手を信頼するところから始まる日本人の感覚では考えにくいことですが、私が知る限り基本的に海外では「信頼に足る理由」が得られない段階では相手を疑うところから人間関係が始まります。

疑うというのが少々行き過ぎた表現であれば、「注意する」「警戒する」という程度でしょうか。

最近は転職が一般的になってきた日本でもそうでしょうが、海外または日本でも昔から中途採用が一般的であった外資系企業においては、採用までの過程に必ずレファレンス(Reference)と呼ばれる身元照会を行います。

これは、履歴書に書かれていた過去の在籍記録や退職理由に偽りがないか、人物的にはどのように評価されていたのか等を確認する、採用側にとっては重要な手続きです。

と同時に、見も知らずの社外の人間がかつての社員についてあれこれと問い合わせてくるのですから、そうした問い合わせを受ける側も慎重な対応をする必要があります。

先日、あるクライアントのオフィスで「レファレンスと個人情報の保護を両立させる方法」についてアドバイスを求められました。外資系企業勤めが長かった私にとっては正直、日本の大企業でこのようなプロシージャーが確立していないことは驚きでしたが、その後、折にふれ訊ねてみると、シンガポールにおいてはどちらの企業でもさほどしっかりと確立していないことがわかりました。

よくわからないからとりあえず上司に電話を渡す、などであればまだ良いのですが、上司や人事部の知らないところで、問われるままにその電話を受けた社員が個人としての見解を述べていたとしたら大問題です。

日本ではこれまで中途採用という形態が比較的少なかったこと、学歴、職歴などに虚偽の情報を載せるなどあり得ないという、当初から相手を信頼する文化があること。これらも日本人の良い面である「相手を信頼する」文化の一端であり、そうした中に長くいるとあまり意識せずともいられるのですが、多様な価値観が混在する海外ではひとつしっかりしたプロシージャーを作っておく必要があると実感した次第です。

ちなみに我々エグゼクティブサーチコンサルタントは、大学以上の学歴の卒業証明書は必ず現物を確認します。「卒業」か「中退」か、はたまた単に「聴講生」レベルの在籍か(ちなみに「聴講生」は学歴としてのカウントには入りません)。

社会に出て何年もたったキャリアのある人を前に、今更、大学で「学位を取ったかどうか」など私個人は大した意味を持たないと思っています。しかし、クライアントに代わって人物選考をする立場であることを自覚すれば、おのずとこうした確認作業に手を抜くことはできないわけです。この段階で学歴詐欺が見つかれば、それだけでも人物的な信頼を欠くことになります。当然、クライアントへの報告書にもその点が記載されてしまいます。

レファレンスについて一例をあげれば、私が過去に在籍していたシンガポールの会社では、以下の社内規約がありました。

1.電話を受けた者は相手の社名、所属部署、役職、名前、連絡先電話番号、問い合わせ目的を控えた後、「人事部よりお返事いたします」とだけ伝えて、電話を受けた社員は一切何も情報を渡さないこと。

2.人事部がその連絡先電話番号あてに電話し、相手がこうした問い合わせをするのに正当な立場にいる人間かどうかを判断した上で(虚偽の電話番号や不当な立場での問い合わせなどであれば、この段階でオミットされる)問い合わせ内容に対して答える。人事部としては、在籍期間、昇進の経緯、退職理由、退職日、自己都合退職か会社都合または懲戒免職であったのか、という点に対してのみ答える。

3.人物評価については、直属の上司から答える。

これ以外の対応をしてはならないという厳密な規定が設けられていました。
つまり、突然にかかってきた電話を受けた社員が具体的なコメントをすることは一切ありません。
また、これはシンガポール本社だけではなくグローバルな社内規定でした。

問い合わせ理由を具体的に聞き出し、基本的に転職の際のレファレンス以外の問い合わせは不当な問い合わせである可能性もあるとみなされ、通常以上に厳密な対応をしていました。勿論、警察や裁判所のような国家権力的立場からの問い合わせであれば別ですが、それであっても人事部→マネジメントという流れは変わらないものでした。

会社では様々な人間関係が発生します。優秀な社員ゆえに引き抜かれて転職した人物に妬みを持ったもと同僚がこのような電話に応対したらどういう結果になるでしょうか。最悪の場合、客観性に欠けた恣意的なコメントを発し、新たなキャリアに進もうとする元社員の行く手を不当に阻むことにもなりかねません。このようなことが後日発覚すれば、場合によっては辞めた社員から訴えられることもあり得るわけです。個人情報の不当な流出にもつながるのは言うまでもありません。

会社側のリスクマネジメントの見地からも、レファレンスに対してはしっかりと規定を設けておく必要があると思います。

と同時に、在籍しいつかは退職日を迎える社員各人も、後日こうしたレファレンスをされても困ることのないように在職中からプロフェッショナルな態度で日々を送ることが大切だと思います。

それさえ守れば、退職後も以前の会社の上司や同僚とも関係維持ができますし、様々なビジネスシーンでお互いに重要な人脈として存在し続けることができます。

コンプライアンスという概念は、こんなところにも見出すことができるのです。